Management KSR Bab V

BAB V
KETENTUAN UMUM MANAJEMEN PEMBINAAN KSR

A. Perekrutan

Perekrutan diperlukan untuk mempertahankan kesinambungan anggota.


1. Prosedur Perekrutan anggota KSR

a. Sosialisasi (dapat melalui media cetak dan elektronik, leaflet, spanduk, baliho, mading, pameran, atraksi kegiatan PMI, dll)

b. Pendaftaran :

1). Mengisi formulir ( Blanko formulir terlampir )
2). Pengembalian formulir

c. Seleksi :

1) Administrasi
2) Wawancara
3) Kesehatan
4) Fisik

d. Sebelum mengikuti Pendidikan dan Latihan (diklat) Dasar KSR, Calon anggota harus mengikuti Pra Diklat Dasar KSR/ Orientasi KSR tentang profil organisasi, PMR,KSR,TSR atau Manajemen Pembinaan PMR dan Relawan.

e. Pengumuman Hasil Seleksi :

Pengumuman Hasil Seleksi calon anggota KSR dilakukan secara terbuka dengan diketahui oleh PMI Cabang dan Pembina Teknis KSR dimasing-masing unit.

2. Waktu Perekrutan
Perekrutan dilaksanakan minimal sekali dalam 3 tahun oleh PMI Cabang dan Unit-unit KSR



3. Pelaksana perekrutan :
a. Perekrutan KSR dilakukan oleh Staf Markas PMI dan Pengurus Unit KSR dengan sepengetahuan Pengurus PMI Cabang/ Instansi/ Perusahaan
b. Perekrutan dilakukan oleh Unit KSR sesuai dengan kebutuhan.

4. Alur perekrutan

ALUR PEREKRUTAN
KSR PMI

terdiri atas :
- sosialisasi
- pendaftaran
- seleksi
- pra diksar
- pengumuman hasil seleksi

B. Pelatihan

Pelatihan KSR PMI harus diarahkan pada upaya peningkatan pengetahuan, sikap dan keterampilan teknis pelayanan kepalangmerahan.

1. Macam Pelatihan

a. Diklat KSR Dasar

1) Pendidikan dan Latihan diadakan sesuai program kebutuhan Pengurus Cabang dan Unit.

2) Tiap jam pelajaran berlangsung selama 45 menit, dengan jumlah jam pelajaran 120 jam (120 x 45’ JPL) termasuk perkenalan, penyusunan norma dan harapan serta evaluasi, atau 12 hari efektif jika dilaksanakan terus-menerus ( jika rata – rata dalam sehari berlangsung 10 Jam ).

3) Untuk mencapai jumlah kurikulum 120 jam tersebut, PMI Cabang dan Unit KSR dapat melakukannya dengan sistim bertahap, menyesuaikan dengan ketersediaan waktu, kemampuan personil, ketersediaan perlengkapan dan dana.

4) PMI Cabang hanya memberikan sertifikat dan Kartu Tanda Anggota (KTA) KSR PMI kepada yang telah mengikuti keseluruhan paket Diklat Dasar sesuai kurikulum.

5) Tempat dan waktu ditentukan oleh Pengurus Cabang atau ditentukan bersama – sama dengan Pengurus Unit KSR, lembaga , instansi atau badan swasta yang membutuhkan.

6) Standarisasi kurikulum pelatihan, dapat dilihat pada Modul dan Manual Pelatihan KSR terbitan Markas Pusat PMI tahun 2007

b. Diklat KSR Spesialisasi

1) Diklat KSR spesialisasi dapat diikuti sesuai bakat, minat dan kemampuan anggota KSR.

2) Untuk mengikuti pelatihan spesialisasi, maka seorang anggota KSR wajib mengikuti beberapa kegiatan / penugasan PMI serta tercatat aktif dalam menunjang program kegiatan PMI selama minimal 1 tahun.

3) Standarisasi kurikulum pelatihan KSR, dapat dilihat pada Modul dan Manual Pelatihan KSR terbitan Markas Pusat PMI tahun 2007.

2. Materi Pelatihan

KSR Dasar :

a. Gerakan dan HPI
b. Organisasi PMI
c. Kepemimpinan
d. Pertolongan Pertama (PP)
e. Perawatan Keluarga (PK)
f. Kesja ( Metode PRS )
g. Manajemen Penanggulangan Bencana
h. Asessment
i. Pengantar Community Based
j. Dapur Umum (DU)
k. Penampungan sementara
l. Logistik dan distribusi
m. TMS/ Restoring Family Link (RFL)
n. Water and sanitation (Watsan)
o. Simulasi
p. Bina Suasana

KSR Spesialisasi:

a. Pertolongan Pertama (PP)
b. Perawatan Keluarga (PK)
c. Kesehatan Remaja ( PRS )
d. Psicosocial Support Program (PSP)
e. TMS/Restoring Family Link (RFL)
f. Water and Sanitation (Watsan)
g. Assesment
h. Logistik dan distribusi
i. Komunikasi
j. Pengungsian
k. SAR
l. Dlsb sesuai kompetensi yang dapat menunjang pelayanan PMI.
3. Metode Pelatihan

Metode yang dipakai dalam Pendidikan dan Latihan (Diklat) KSR Dasar maupun Spesialisasi ialah metode partisipatif dengan bentuk antara lain :

a. Ceramah dan tanya jawab
b. Brainstorming
c. Studi kasus
d. Role play
e. Diskusi
f. Praktek
g. Outbound
h. Penugasan
i. Presentasi
j. Simulasi lapangan
4. Media Pelatihan

a. Non projected aids (materi pelatihan) : paket diklat, buku , brosur, gambar dan lain – lain

b. Projected visual aids (media visual) : OHP, film, slide, dan lain – lain

c. Audio aids (media audio) : radio, tape recorder, dll

d. Perlengkapan pelatihan untuk materi teknis ( PP, PK, DU, tenda, PRS, dan lain– lain ).

5. Sertifikasi

a. Calon KSR PMI yang telah lulus dalam kegiatan Pendidikan dan Pelatihan KSR Dasar berhak mendapatkan sertifikat dari PMI Cabang.

b. Anggota KSR PMI yang telah lulus dalam kegiatan Pendidikan dan Pelatihan KSR Spesialisasi berhak mendapatkan sertifikat spesialisasi dari PMI Cabang/ Daerah/ Pusat (disesuaikan dengan tingkatan pelaksana pelatihan)

6. Tanda Spesialisasi

a. Tanda Spesialisasi diberikan setelah mengikuti pelatihan Spesialisasi dan dinyatakan lulus.

b. Bentuk Tanda Spesialisasi adalah PIN dan diberikan sesuai spesialisasi yang ditempuh oleh seorang anggota KSR PMI.

7. Penyegaran Materi

a. Refreshing/ penyegaran materi diperlukan sebagai upaya untuk mengingatkan atau menyegarkan kembali materi pelatihan yang telah diperoleh dan menambah materi yang mengalami pengembangan terbaru.

b. Refreshing/ penyegaran materi dilaksanakan minimal 3 - 6 bulan sekali dan dapat dilaksanakan oleh Unit KSR, PMI Cabang, Daerah, Pusat maupun Instansi terkait

c. Refreshing/ penyegaran materi dapat dilaksanakan dalam bentuk pertemuan/ latihan rutin, latihan bersama/ latihan gabungan, diskusi, seminar, temu relawan, dll.


c. Mobilisasi / Penugasan

Dalam rangka tugas – tugas kepalangmerahan, Pengurus PMI Cabang menugaskan KSR PMI, baik secara perorangan maupun unit sesuai dengan prosedur organisisasi.

1. Jenis Penugasan antara lain :

a. Kesiapsiagaan penanganan bencana/ konflik
b. Tugas penanggulangan bencana/ konflik ( disaster respon )
c. Tugas pelayanan sosial dan pelayanan kesehatan masyarakat
d. Kegiatan – kegiatan pembinaan dan pendidikan/ pelatihan yang diselenggarakan oleh PMI Cabang, Daerah maupun Pusat.

2. Mekanisme Penugasan :

a. Penugasan di Tingkat Cabang

1). Dalam situasi damai/ normal, maka Pengurus Cabang memberikan penugasan kepada KSR PMI dalam bentuk pemberitahuan / penawaran secara tertulis dan penyeleksian sesuai kriteria / kompetensi yang dibutuhkan. Bentuk penugasan dalam situasi damai/ normal, antara lain :

a. Pembinaan PMR disekolah-sekolah

b. Pengembangan organisasi (pengembangan citra organisasi, fund raising, dll)

c. Pelayanan sosial dan pelayanan kesehatan masyarakat

2). Dalam situasi darurat/ emergency, maka Pengurus Cabang memberikan penugasan kepada KSR PMI yang memenuhi persyaratan, secara cepat , tepat dan terorganisir. (Lihat Protap Tanggap Darurat Bencana yang dikeluarkan oleh Pengurus Pusat PMI)

3). Pengendalian kegiatan di lapangan, mulai perlengkapan/ sarana prasarana dari pemberangkatan hingga di lokasi/ tempat tugas, selama di lokasi sampai dengan kembali, sepenuhnya menjadi tanggungjawab PMI Cabang/ PMI Daerah/ PMI Pusat yang memberi penugasan.

4). Setiap KSR PMI yang ditugaskan harus bertanggungjawab terhadap pelaksanaan tugasnya dengan baik dan menyampaikan laporan.


b. Penugasan di Tingkat Daerah

1) Dalam situasi damai/ normal, Pengurus Daerah memberikan penugasan kepada KSR PMI dalam bentuk pemberitahuan/ penawaran kepada Cabang, dan selanjutnya PMI Cabang meneruskan pemberitahuan/ penawaran secara tertulis kepada KSR PMI serta melakukan seleksi sesuai kriteria/ kompetensi yang dibutuhkan. Penugasan dalam situasi damai/ normal, antara lain :

a. Pengembangan organisasi (pengembangan citra organisasi, fund raising, dll)
b. Pelayanan sosial dan pelayanan kesehatan masyarakat

2) Dalam situasi darurat/ emergency,Pengurus Daerah tetap mengkoordinasikan kepada PMI Cabang,sehingga PMI Cabang segera merespon penugasan dengan menugaskan anggota KSR secara cepat tepat dan terorganisir.

3) Pengendalian kegiatan di lapangan, mulai dari pemberangkatan hingga di lokasi/ tempat tugas, selama di lokasi sampai dengan kembali, sepenuhnya menjadi tanggungjawab PMI Daerah.

4) Setiap KSR PMI yang ditugaskan harus bertanggungjawab terhadap pelaksanaan tugasnya dengan baik dan menyampaikan laporan ke PMI Cabang dan PMI Daerah.

c. Penugasan di Tingkat Nasional

1) Dalam situasi damai/ normal, Pengurus Pusat memberikan penugasan kepada KSR PMI dalam bentuk pemberitahuan/ penawaran kepada Daerah dan Cabang, yang selanjutnya PMI Cabang meneruskan pemberitahuan/ penawaran secara tertulis kepada KSR PMI serta melakukan seleksi sesuai kriteria/ kompetensi yang dibutuhkan.

2) Dalam situasi darurat/ emergency, Pengurus Pusat tetap mengkoordinasikan kepada PMI Daerah dan Cabang,sehingga PMI Cabang segera merespon penugasan dengan menugaskan anggota KSR secara cepat, tepat dan terorganisir.

3) Pengendalian kegiatan di lapangan, mulai dari pemberangkatan hingga di lokasi/ tempat tugas, selama di lokasi sampai dengan kembali, sepenuhnya menjadi tanggungjawab PMI Pusat.

4) Setiap KSR PMI yang ditugaskan harus bertanggungjawab terhadap pelaksanaan tugasnya dengan baik dan menyampaikan laporan ke PMI Cabang, PMI Daerah dan PMI Pusat.

d. Penugasan dengan Kerjasama Pihak Lain

1) Penugasan Relawan dengan kerjasama lembaga/ intansi maupun organisasi lain harus melalui persuratan dan bila dipandang perlu ( dalam kasus – kasus tertentu ) dapat ditandai dengan adanya MOU antara pihak PMI sesuai dengan tingkatannya dengan pihak lain yang bermaksud bekerjasama dalam penugasan.

2) Apabila PMI yang membutuhkan relawan dari lembaga/ instansi /organisasi lain, maka sebelum penugasan relawan tersebut perlu diberikan orientasi tentang kepalangmerahan.

3. Hal – Hal yang Dilakukan Terkait Penugasan

a. Sebelum Penugasan
1) Sebelum penugasan, maka perlu diberikan briefing atau pembekalan oleh Staf PMI (terkait dengan penugasan) kepada KSR PMI berkaitan dengan penugasan yang akan dilaksanakan.

2) Dalam hal penugasan ke daerah bencana/ konflik, maka briefing dapat berisi :

a. Pembagian tugas

b. Penjelasan rencana operasi (instruksi operasi)

c. Penjelasan singkat tentang daerah bencana meliputi lokasi, rute perjalanan, pos, jalur evakuasi, situasi terakhir, lamanya waktu tugas, penjelasan ttg safer access, pihak – pihak yang dihubungi (koordinasi), dll

d. Cek kesehatan

Lihat Protap Tanggap Darurat Bencana yang dikeluarkan oleh Pengurus Pusat PMI Tahun 2007
3) Mempersiapkan perlengkapan/ sarana penugasan.
4) Pengurus PMI pada setiap tingkatan yang memberi penugasan mengadakan koordinasi dan komunikasi dengan pihak terkait di lapangan.

b. Saat Penugasan

1) Anggota KSR PMI yang ditugaskan mengadakan komunikasi dan koordinasi dengan pihak – pihak terkait.

2) Melakukan kegiatan – kegiatan sesuai dengan tugasnya. Membuat laporan kegiatan harian (naratif dan photo) dan menyampaikannya ke Markas secara berkala.

3) Melakukan evaluasi internal setiap hari.

4) Penugasan di daerah bencana/ konflik lihat Protap Tanggap Darurat Bencana yang dikeluarkan oleh Pengurus pusat PMI tahun 2007)

c. Pasca Penugasan

1) Selesai penugasan diadakan debriefing (disesuaikan dengan bentuk penugasan yang telah dilakukan). Debriefing dapat dilaksanakan dalam bentuk :

a. Psikosocial support program (PSP)
b. Dialog/diskusi
c. Rekreasi (sesuai kebutuhan)
d. Cek kesehatan

2) Membuat laporan pelaksanaan tugas dan menyampaikannya kepada Pengurus PMI dan pihak – pihak terkait (sesuai keperluan)

d. Perlengkapan Standar & Sarana Pendukung Penugasan
a. Administrasi

1) Surat tugas
2) ID Card
3) KTA PMI
4) Alat tulis

2) Dalam penugasan yang terkait penanganan situasi emergency, maka perlu kelengkapan pribadi ( APD ), asuransi dan kelengkapan regu sesuai kebutuhan.

3) Dana personil untuk keperluan penugasan disesuaikan dengan kemampuan keuangan PMI Cabang, Daerah dan Pusat. Dana personil dapat berupa :

a) Transportasi mobilisasi
b) Perdiem
c) Akomodasi
d) Konsumsi

4) Dana operasional


e. Penghargaan dan Pengakuan

1) Penghargaan dan Pengakuan sangat perlu diberikan kepada Anggota KSR yang memiliki loyalitas dan dedikasi (Pengabdian) yang tinggi, berprestasi, berkelakuan baik, kreatif dan professional serta memiliki kemampuan dan keterampilan tertentu yang mendukung pengembangan PMI.

2) Diberikan oleh Pengurus PMI di semua tingkatan dan instansi/ lembaga terkait

3) Dapat diberikan setiap saat dan juga pada hari – hari tertentu, misalnya HUT Palang Merah, Hari Relawan, Hari – Hari Besar Nasional, dll.

4) Pengakuan terhadap Relawan dapat dilakukan baik secara formal maupun informal. Bentuk – bentuk Pengakuan terhadap Relawan adalah dengan memberikan Satya Lencana, Piagam, Surat Keterangan atau Rekomendasi, Insentif, pertemuan rutin, perayaan hari Relawan, sarana prasarana pendukung, Souvenir, dana pembinaan, makan malam bersama, piknik bersama, diikutsertakan dalam jenjang pelatihan dan penugasan yang lebih tinggi, mengucapkan terima kasih atas hasil kerjanya, menanyakan kabar keluarga atau teman untuk menunjukkan kepedulian terhadap kehidupan pribadi relawan, nonton bersama, meminta anngota KSR untuk mewakili organisasi dalam kegiatan – kegiatan seminar/training, memelihara sistem komunikasi yang terbuka, mengucapkan selamat ulang tahun atau pernikahannya, membuat buletin untuk hal – hal yang berkaitan dengan kegiatan relawan, dll.

f. Asuransi dan Perlindungan Hukum

1) Pengurus PMI Cabang mengupayakan adanya asuransi jiwa
2) Perlindungan hukum selama KSR menjalankan tugas kepalangmerahan, dapat diberikan/ diupayakan oleh PMI Pusat, Daerah dan Cabang.
g. Alur Mobilisasi/Penugasan

D. Pengembangan Kapasitas

Pembinaan dan pengembangan tersebut di atas, perlu dilaksanakan secara bertahap, terarah dan berkesinambungan dengan pembagian tugas dan tanggung jawab antara Pimpinan Perguruan Tinggi/ Pimpinan Instansi / Pimpinan Lembaga/ Pimpinan Institusi/pimpinan masyarakat dan PMI Cabang/ Daerah/ Pusat.


1. Pelaksana

Pembinaan dan pengembangan anggota KSR, baik dalam bidang organisasi, keterampilan dan operasional serta potensi diri dilakukan oleh Pengurus PMI/ staf dan atau pimpinan Perguruan Tinggi/ Instansi/ Lembaga/ Institusi/ pimpinan masyarakat.

Pengurus Unit KSR juga turut serta dalam pembinaan dan pengembangan anggotanya.

2. Kegiatan yang dapat dijadikan sebagai sarana pengembangan Kapasitas :

a. Kegiatan Kepalangmerahan :

1) Pelatihan spesialisasi Kepalangmerahan

2) Refreshing/ penyegaran materi dan pelatihan rutin

3) Aktif dalam pelayanan sosial dan pelayanan kesehatan masyarakat ; Pendampingan Lansia, Pendampingan Anak Jalanan, Pendampingan Odha, pengobatan Cuma – Cuma, pelayanan Pertolongan Pertama, Penyuluhan Pencegahan Penyakit, dll.

4) Ikut serta dalam mengembangkan program pemberdayaan berbasis masyarakat, misalnya CBFA dan PHAST, KBBM (kesiapsiagaan bencana berbasis masyarakat), PERTAMA (pengurangan risiko terpadu berbasis masyarakat) di desa mitra, Kesehatan Remaja/ Pendidikan Remaja Sebaya dan Wanita Sebaya

5) Aktif dalam membantu mengembangkan kegiatan PMR sesuai kompetensinya (bidang kepalangmerahan dan non - kepalangmerahan) dapat melalui konsep Youth Center dengan Pendekatan Sebaya di bawah koordinasi Cabang.

6) Mendukung pengembangan organisasi (penggalangan dana PMI , membangun citra PMI, dll )

7) Mendukung kegiatan penggalangan dana bagi Unit KSR.

8) Penyebarluasan Prinsip – Prinsip Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional dan HPI

9) Pertukaran relawan

10) Kegiatan lintas organisasi

11) Mengadakan pertemuan KSR atau Temu Relawan

12) Terlibat dalam pertemuan, rapat – rapat dan pengambilan keputusan PMI

13) Dll yang berkaitan dengan upaya pengembangan kapasitas relawan.

b. Kegiatan non kepalangmerahan
a. Penelitian, Seminar, Lokakarya

b. Kursus – Kursus Pengembangan Diri (Bhs.Inggris, Komputer, fotografi - desain, dll)

c. Media Unit Usaha

d. Dan lain-lain.

E. Monitoring, evaluasi dan Pelaporan

Monitoring dan evaluasi diharapkan dapat meningkatkan efektifitas pembinaan KSR, melalui sebuah kerangka hubungan yang jelas antara hal yang telah dilaksanakan dan masukan-masukan yang ada serta harapan kedepan, dengan tujuan :

1) Mengumpulkan dan mereview informasi yang berkaitan dengan proses berjalannya suatu kegiatan

2) Memberikan masukan/ koreksi terhadap kelemahan yang ditemukan

a). Menunjukkan relevansi dan pencapaian tujuan secara efektif, efisien dan dampaknya terhadap tujuan jangka panjang dan sustainability/ keberlangsungan.

b). Memberikan informasi yang kredibel, bermanfaat dan memungkinkan pembelajaran dalam fungsi pengambilan keputusan.

1. Waktu Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi

Monev dilakukan secara berkesinambungan dan berkala pada sebelum (tahap perencanaan), saat (tahap pelaksanaan) dan sesudah dilakukan pembinaan/ kegiatan bagi anggota KSR

2. Pelaksana Monitoring dan Evaluasi

Pelaksana monitoring pada kegiatan pembinaan KSR PMI adalah
a) Pengurus Unit KSR
b) Staf PMI yang membidangi pada semua tingkatan (Cabang, Daerah dan Pusat)
c) Pengurus PMI pada semua tingkatan (Cabang, Daerah dan Pusat)
d) Instansi/ pihak terkait lainnya

Monitoring pembinaan KSR dapat dilakukan secara individu maupun berkelompok. Dalam hal ini tiap individu memiliki kewajiban untuk memastikan tiap komponen-komponen diatas menjalankan monitoring pembinaan KSR.

3. Sasaran Monitoring dan Evaluasi

a. Kebijakan tentang pembinaan KSR di Cabang, Daerah dan Pusat

b. Sumber Daya Manusia yang terlibat dalam pembinaan (pengurus, Staf, KSR dan pihak terkait lainnya)

c. Sarana dan Prasarana pendukung pembinaan KSR

d. Proses Manajemen KSR

4. Monev dilakukan pada :

a. Tahap Perekrutan

Yang dimonev adalah proses berjalannya perekrutan, seleksi (waktu, pelaksanaan, kriteria seleksi dan pengumuman hasil seleksi, pihak – pihak yang mendukung, penggunaan dana, fasilitas dan sarana yang digunakan, faktor pendukung dan penghambat, calon anggota yang mendaftar , dll yang dibutuhkan.

b. Tahap Pelatihan

Setiap program Diklat KSR harus dilengkapi dengan tahapan evaluasi guna memperoleh masukan bagi pengembangan program Diklat di masa mendatang. Aspek yang dievaluasi :

1). Aspek pengetahuan.
2). Aspek keterampilan.
3). Aspek nilai dan sikap mental.
4). Aspek pelatihan (panitia, peserta, pelatih/fasilitator, material pelatihan, akomodasi & konsumsi)

a. Cara Evaluasi

1) Test, meliputi : Pra test, Dailly test dan Post test
2) Observasi / Pengamatan lapangan dengan menggunakan :
 Daftar pertanyaan ( Check list )
 Catatan harian pengamat


b. Evaluasi selama proses Pendidikan dan Pelatihan

1) Ketua pelaksana Diklat, penyelenggara, fasilitator/pelatih mengadakan bimbingan dan pemantauan serta pencatatan mengenai jalannya pendidikan / pelatihan dan kegiatan peserta setiap hari.

2) Disamping hal – hal tersebut, secara timbal balik peserta melakukan evaluasi harian tentang penyelenggaraan diklat dan proses belajar yang diikuti.

c. Setelah Pendidikan dan Pelatihan

Selesai Pendidikan dan Pelatihan, evaluasi dilakukan oleh pengurus melalui Divisi/ Bidang/ Seksi PMR dan Relawan serta Pusdiklat

1) Di tingkat Pusat dilakukan oleh :

1.1. DIVISI ORGANISASI , mengenai aspek organisasi

1.2. DIVISI PMR DAN RELAWAN SERTA PUSDIKLAT , mengenai aspek pengembangan, pendidikan, dan juga aspek peningkatan pengetahuan dan keterampilan serta perubahan nilai dan sikap mental (Knowledge, Attitude, Practice )

1.3. DIVISI PELAYANAN PENANGANAN BENCANA DAN PELAYANAN SOSIAL KESEHATAN MASYARAKAT, mengenai kesiapsiagaan KSR melaksanakan tugas – tugas kemanusiaan.

2) Ditingkat Daerah dilakukan oleh Bidang . PMR dan Relawan/ Diklat

3) Ditingkat Cabang dilakukan oleh Seksi . PMR dan Relawan/ Diklat dan Pengurus Unit KSR bersangkutan.

4) Hasil evaluasi digunakan sebagai umpan balik, bagi penyempurnaan penyelenggraan pendidikan dan pelatihan KSR selanjutnya.

c. Tahap mobilisasi / Penugasan
Pada tahap mobilisasi/ penugasan, hal yang perlu dimonitoring dan evaluasi secara berkesinambungan meliputi :

1) Aspek Peningkatan Pengetahuan
2) Aspek Peningkatan Keterampilan.
3) Aspek Nilai dan Kematangan Sikap Mental.
4) Aspek Pelaksanaan Tugas

Beberapa cara yang dapat ditempuh antara lain meminta Laporan Kegiatan / Tugas Relawan dan pengamatan langsung, Evaluasi Penilaian Kemampuan Diri, Pengamatan Tindakan yang cepat, tepat dan terkoordinir, dll.

d. Tahap Pengembangan Kapasitas
Pada tahap pengembangan kapasitas, hal yang perlu dimonitoring dan evaluasi secara berkesinambungan meliputi :

1) Aspek Motivasi peningkatan pengetahuan.
2) Aspek Motivasi peningkatan keterampilan.
3) Aspek Motivasi nilai dan kematangan sikap mental.

5. Langkah melakukan Monitoring dan Evaluasi

a. Pastikan bahwa pelaksana monitoring dan evaluasi pembinaan KSR telah membaca, mengerti dan memahami kebijakan/ rencana strategi dan rencana kerja tahunan dan pembinaan KSR tiap Unit.

b. Pastikan bahwa pelaksana monitoring dan evaluasi pembinaan KSR telah membaca, mengerti dan memahami panduan pembinaan KSR

c. Susunlah kerangka acuan pelaksanaan monitoring dan evaluasi, tetapkan hasil yang diharapkan, rumuskan system dan metode monitoring dan evaluasi yang sesuai kepada perlengkapannya, pelaksana dan jadwal pelaksanaan dan strategi monev yang berkala.

d. Lakukan kunjungan berkala sebagaimana direncanakan

e. Lakukan pencatatan terhadap perkembangan, kendala dan pencapaian target
bandingkan dengan rencana pembinaan KSR dan kerangka waktu yang telah ditentukan

f. Jika ditemukan kendala dan atau penyimpangan lakukan penggalian dan pencarian data sebagai penunjang, lakukan tindakan pemecahan masalah dan kendala, pastikan pembinaan kembali ke jalur pembinaan sebagaimana telah ditentukan

g. Penyusunan hasil monev

h. Informasikan kepada pihak manajemen dan pengambil kebijakan untuk kegiatan tindak lanjut

6. Alat dan Metode Monev

a. Alat Monitoring dan Evaluasi

b.) Kerangka Acuan / Rencana kerja
c.) Laporan perkembangan kegiatan (laporan situasi)
d.) Laporan kegiatan, semester, tahunan dan atau 5 tahunan
e.) Dokumetasi kegiatan
f.) Data based keanggotaan
g.) Lembar Quesioner
h.) Lembar Evaluasi Kemampuan Diri
i.) Soal Pre dan Post Test

b. Metode Monev

a.) Penyampaian laporan – dokumentasi dan koordinasi rutin
b.) Kunjungan lapangan berkala
c.) Pengamatan kerja harian melalui kunjungan mendadak (spot chek)
d.) Assesment eksternal
e.) Wawancara
f.) Diskusi kelompok Survey pengumpulan data dan perbandingan kondisi sebelum dan sesudah laporan
g.) Pre dan Post Test

7. Tindak Lanjut Monitoring dan Evaluasi

Setelah dilakukan kegiatan monitoring dan evaluasi, maka pelaksana Monev wajib melakukan analisa yang hasilnya dapat digunakan untuk :

a. Sebagai pedoman/acuan pelaksanaan kegiatan pada waktu yang akan datang.
b. Melakukan perbaikan-perbaikan pada suatu kegiatan
c. Penyusunan rencana kegiatan berikutnya, dll.

A. Pelaporan

Laporan dapat berupa laporan kegiatan, laporan data keanggotaan, laporan hasil monev, dsb. Waktu Pelaporan : Bulanan, Tri wulan, Semester, Tahunan dan laporan khusus disesuaikan dengan Sistem Informasi dan Manajemen (SIM) PMI.